Solution pour vos boîtes mails professionnelles partagées pour un meilleur suivi vos clients PRO
À l'ère numérique, une boîte mail professionnelle renforce l'image et la crédibilité des entreprises. Cette adresse, essentielle pour une communication d'entreprise efficace, ne se contente pas de véhiculer des messages; elle sert de vitrine à la légitimité, à l'authenticité et à l'engagement d'une entreprise. Découvrez ce qu'il faut savoir sur les adresses e-mail professionnelles
Lorsque vous créez votre entreprise, il est crucial d’avoir une image professionnelle et crédible aux yeux de vos clients et partenaires commerciaux. Une des façons les plus simples et les plus efficaces d’y parvenir est d’utiliser une adresse e-mail professionnelle pour tous vos échanges commerciaux.
En utilisant une adresse e-mail professionnelle, optimisée pour la gestion de courriels professionnels, vous donnez l’impression à vos clients potentiels et existants que votre entreprise est stable et établie. Cela peut inciter les gens à faire des affaires avec vous, car ils auront confiance en votre capacité à les satisfaire.
En bref:
Un compte email professionnel renvoie une image plus sérieuse et stable tout en facilitant la collaboration.
Les adresses email comme @orange.fr ou @gmail.com peuvent susciter des interrogations chez certains prospects. Optez pour une identité professionnelle.
En effet, il est légitime de se dire “pourquoi cette entreprise n’a même pas pris la peine de prendre une boîte mail professionnelle?” .
En outre, grâce à un outil de messagerie professionnel, une adresse e-mail professionnelle permet de séparer la communication d'entreprise de celle personnelle, ce qui peut améliorer la productivité et la gestion du temps. Cela peut également aider à éviter les erreurs et les confusions qui peuvent survenir lorsque les e-mails professionnels et personnels se mélangent.
Enfin, une adresse e-mail professionnelle peut faciliter la collaboration avec d’autres entreprises et partenaires commerciaux. Cela permet de créer des relations professionnelles solides et de partager des informations de manière efficace.
Une boîte mail professionnelle, essentielle pour la gestion d'e-mails professionnels, permettra également de disposer d’un point de contact centralisé, assurant à vos collaborateurs de travailler dans de meilleures conditions. Il est préférable de mettre en place directement les bonnes pratiques plutôt que de le faire à posteriori.
Il y a de nombreux avantages à utiliser une adresse e-mail professionnelle pour votre entreprise.
Tout d’abord, cela permet de disposer d’un espace de stockage de courrier électronique plus important, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin de stocker de grandes quantités de données.
Cela vous permet également dans certains cas de disposer d’une meilleure sécurité et d’un outil antispam plus performant. A ce titre, nous conseillons vivement d’éviter de renseigner en clair votre adresse email sur votre site internet. En effet, les spammeurs utilisent des robots qui recherchent des adresses emails sur internet en vue de leur envoyer des spams et autres courriels malveillants. Il est préférable d’utiliser un formulaire de contact ou de créer une image dans laquelle vous renseignez votre adresse email.
Une adresse e-mail professionnelle peut offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité de créer des signatures professionnelles, de configurer des réponses automatiques et de mettre en place des filtres de courrier électronique pour mieux organiser les messages.
Enfin, une adresse e-mail professionnelle peut vous permettre de bénéficier d’un support technique et d’un service clientèle dédié pour résoudre rapidement tout problème ou question liée à votre boîte mail.
En bref:
Une adresse email professionnelle renvoie une image plus sérieuse et stable tout en facilitant la collaboration.
Découvrez, dès maintenant les avantages de votre gestion sereine
des emails professionnels au quotidien.
La gestion efficace de votre adresse e-mail professionnelle nécessite une certaine organisation et une planification.
Voici quelques conseils pour gérer efficacement votre messagerie pour le milieu professionnel :
Utilisez des réponses automatiques pour informer les expéditeurs que leur message a été reçu et pour indiquer les délais de réponse. Cela peut vous aider à gérer les attentes de vos clients et à réduire le nombre de messages non lus.
Utilisez une signature professionnelle pour tous les e-mails sortants pour donner une image de professionnalisme et pour inclure des informations de contact importantes.
Cela peut aider les gens à vous contacter facilement lorsqu’ils ont besoin de vous.
Utilisez des outils de productivité pour gérer les tâches et les e-mails en attente de manière efficace. Le volume de mails à traiter va augmenter au fur et à mesure. Il est important de vous doter d’un bonne outil pour gérer le suivi et le traitement de vos mails.
Créez des adresses emails génériques comme contact@, facturation@, commandes@, service.client@
Cela permet de définir un point de contact pour vos différents services. Cela vous assure que vos clients vous contacteront directement sur ces adresses au lieu d’utiliser les adresses personnelles de vos collaborateurs comme prenom.nom@mon-domaine.fr .
Vos clients doivent s’adresser à votre société et ils ne doivent pas être impactés dans leurs demandes suite à des collaborateurs en vacances, ayant quitté l’entreprise etc.
Mettre cela en pratique dès le départ, vous évitera bien des soucis par la suite.
En bref:
Nous vous conseillons de mettre en place: des réponses et des signatures automatiques, des gestionnaires de tâches ainsi que de créer des adresses emails génériques pour chacun de vos services.
Pour toutes vos adresses emails génériques du type contact@, facturation@, commandes@, les logiciels de messagerie classique tels que Outlook, Gmail, Thunderbird, ne vous permettent pas de traiter efficacement vos boîte mail générique.
Lorsqu’on utilise une adresse email générique, vous avez besoin de:
• Travailler en équipe
• Avoir une meilleure visualisation du traitement des mails
• Personnaliser votre relation client
• Mesurer vos indicateurs clés de performance
Découvrez, dès maintenant les avantages de votre gestion sereine des emails professionnels au quotidien.
DEMOImail, en tant qu'outil de messagerie professionnel, centralise l’ensemble des mails reçus et envoyés, optimisant ainsi votre communication d'entreprise. Vous disposez d’un pot commun avec l’ensemble des demandes qui ne sont pas encore pris en charge par un collaborateur.
Vous pouvez configurer différents statuts représentant l’état d’avancement de la demande comme par exemple : « en attente retour client », « en cours de traitement », « devis validé ».
Tous les collaborateurs peuvent facilement accéder à un mail traité par un collègue.
Vous pouvez également ajouter des commentaires visibles uniquement en interne. C’est parfait si vous avez un complément d’information reçu par téléphone, vous ajoutez un commentaire et votre collègue pourra le visualiser avant de répondre au client.
De plus, Imail vous permet de configurer un délai de réponse souhaité pour le service. Ainsi, à coté de chaque mail, vous avez une boule de couleur qui évolue en fonction du temps écoulé. Cela vous permet de vous assurer de traiter les mails les plus anciens en priorité. De plus, vous pouvez catégoriser vos mails par client, par type de demande. Cela vous permet de retrouver facilement vos mails.
Capture d’écran – Boîte de réception: Affichage uniquement des mails en cours avec statuts et délais écoulés.
Quand on travaille en équipe, plusieurs problèmes peuvent se poser:
1. “Qui s’occupe de ce mail ?”
2. “Est-ce qu’on a déjà répondu à ce mail ?”
3. “Quels sont les mails pas encore pris en charge ?”
4. Un sentiment de stress et d’anxiété fasse au nombre de mails à traiter
Avec Imail, ces questions n’existent plus car la vision de la boîte mail professionnelle est claire, limpide et orientée pour un travail collaboratif simple et intuitif.
Imail, c’est plus qu’un simple outil de gestion de boîte mail professionnelle. C’est un monde où le travail en équipe n’est plus un défi, où vous pouvez avoir une vision globale et en temps réel de l’avancée de vos mails, où vous pouvez personnaliser votre relation client et mesurer vos indicateurs clés de performance.
1. “Qui s’occupe de ce mail ?
Avec Imail, vous savez directement identifier le collaborateur en charge de chaque mail.
Chaque mail pris en charge affiche le nom du collaborateur s’occupant de cette demande.
Le pot commun liste l’ensemble des mails n’ayant pas encore été pris en charge.
2. “Est-ce qu’on a déjà répondu à ce mail ?
“Lorsque vous répondez à un mail, vous pouvez définir le statut « terminé » ou « en attente ». Ainsi, les mails terminés sont archivés de manière automatique.
Vous disposez des évènements qui vous indiquent clairement si une réponse a été envoyée ou non.
3. “Quels sont les mails pas encore pris en charge?
“Rien de plus simple, il s’agit de l’ensemble des mails présents dans le pot commun.
4. “Un sentiment de stress et d’anxiété fasse au nombre de mails à traiter“
Les collaborateurs ne sont plus « pollués » par les mails qui ne les concernent pas. En effet, comme chaque collaborateur s’affecte les mails, il a une liste claire et précise des mails à traiter. Par conséquent, les réponses des mails traités par ses collègues ne lui sont accessibles que s’il le souhaite. D’après une étude réalisée par l’un de nos clients auprès de ses collaborateurs, ils nous ont indiqué qu’il y avait une baisse importante du stress parce qu’ils ont une meilleure visibilité sur les mails à traiter, un sentiment d’avoir moins de mails à traiter car les mails ne les concernant pas sont affectés au bon collaborateur et le fait d’archiver automatiquement les mails traités offre une approche motivante d’avancer dans son travail.
Avec Imail, vous pouvez dire adieu aux logiciels de messagerie classiques qui vous limitent dans la gestion de vos boîtes mails génériques. Imail vous offre un espace centralisé pour gérer l’ensemble de vos mails reçus et envoyés, vous permettant de travailler en équipe de manière efficace et de ne rien manquer.
Découvrez, dès maintenant les avantages de votre gestion sereine
des emails professionnels au quotidien.
